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Facture électronique : comment se préparer au changement

En matière de facture électronique, de nombreux pays ont déjà sauté le pas. C’est notamment le cas de l’Italie, de l’Espagne ou des pays du nord de l’Europe. En France, sa mise en place pour le secteur privé devrait s’étendre entre 2024 et 2026. Trois experts RSM ; Aurelie Crusson (Manager Conseil Finance), Mathilde Jounot (Senior Manager Expertise Conseil) et Mathias Crottereau (Manager – Conseil – Transformation de la fonction finance), décryptent les enjeux de cette réforme.

Comment est né ce projet de dématérialisation des factures en France ? Et à quelle échéance va-t-il se concrétiser ?

En France, la transition vers la facture électronique remonte à 2013. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui émettent des factures pour le compte d’une administration publique doivent le faire numériquement.

Pour le privé, c’est la dernière loi de finances qui a introduit cette obligation, tout en précisant son calendrier d’application. Les grandes entreprises devront passer à la facturation électronique dès le 1er juillet 2024. Pour les ETI, la date est fixée au 1er janvier 2025. Les PME fermeront la marche au 1er janvier 2026.

Pourquoi l’État met en place cette obligation ?

L’objectif est d’automatiser la collecte de la TVA afin d’éviter la fraude. Les déclarations de TVA seront à terme pré-remplies, à la manière des déclarations de revenus. Cela intègre également une dimension statistique intéressante, car l’État, notamment la DGFIP, pourra mesurer l’évolution des flux économiques en ayant connaissance de l’ensemble des transactions effectuées entre entreprises.

Est-ce que le calendrier est compliqué à tenir ?

Les grandes entreprises, et même beaucoup d’ETI, sont déjà équipées d’outils de gestion commerciale qui permettent d’émettre des factures de façon électronique. Pour les PME, qui utilisent Word ou Excel pour leurs factures, c’est un peu différent. Il ne leur sera évidemment pas demandé de toutes s’équiper d’outils de dématérialisation et elles pourront donc déposer leurs factures via la plateforme certifiée par l’État. Elles ont quoiqu’il en soit tout intérêt à prendre de l’avance et à se doter de ce type d’outils dès maintenant.

Quels seront les avantages pour les entreprises ?

L’impact devrait être conséquent sur les délais de paiement. Les entreprises ne pourront plus prétendre ne pas avoir reçu une facture et celle-ci devra être ainsi payée plus rapidement. L’État, aidé par cette meilleure traçabilité, devrait d’ailleurs être très vigilant quant au respect des délais de paiement des fournisseurs.

Les coûts de traitement seront faibles, avec notamment des économies importantes sur la partie stockage. La charge administrative sera également allégée et la traçabilité sera améliorée pour les entreprises, qui garderont la vision du statut de leurs factures (reçues ou payées).

Cela leur permettra d’accéder à de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie. Ainsi, les entreprises pourront proposer plus facilement des escomptes, qui offrent une remise au payeur s’il règle sa facture plus rapidement que prévu. Cela optimisera également le prévisionnel de trésorerie. Pour ce qui est de la conformité réglementaire, le fait d’avoir une déclaration de TVA pré-remplie leur simplifiera considérablement la tâche.

Comment les entreprises peuvent se préparer et anticiper cette réglementation ?

La publication de la loi de finances pour 2022, qui sera accompagnée de textes réglementaires, nous précisera les détails sur la réforme. Les plateformes partenaires seront connues courant 2022, période à laquelle les grandes entreprises entreront en phase de test.

Mais toutes les entreprises doivent dès maintenant se mettre en ordre de bataille pour se préparer, même si les éditeurs ne sont pas encore certifiés. Il faut bien s’assurer de prendre une solution de marché, qui pourra être certifiée et faire attention aux démarchages, qui risquent d’être nombreux.

Se faire accompagner par un tiers dans ces changements importants peut s’avérer particulièrement pertinent afin notamment d’optimiser l’organisation actuelle et anticiper les changements de pratiques pour les différents métiers. Un accompagnement aux changements des équipes est nécessaire dans la prise en charge de leurs nouvelles tâches et pour permettre une montée en compétence des équipes sur des travaux à plus forte valeur ajoutée.